Samarinda – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) menegaskan peran depo arsip sebagai pusat penyimpanan dokumen penting yang menjadi bukti perjalanan pemerintahan dan peristiwa bersejarah di daerah.
Arsiparis Ahli DPK Kaltim, Zainuddin, menyampaikan bahwa depo arsip secara khusus berfungsi menjaga arsip statis, yaitu dokumen bernilai tinggi yang sudah melalui proses seleksi ketat.
“Isinya mencakup dokumen krusial seperti surat keputusan gubernur tentang pembentukan organisasi perangkat daerah, rencana strategis (Renstra), hingga daftar pelaksanaan anggaran (DPA) yang menjadi bukti sah perjalanan pemerintahan, hingga dokumentasi peristiwa bersejarah,” ujarnya di Samarinda, Kamis (15/8/2025).
Zainuddin menjelaskan, arsip pada awalnya diciptakan di unit pengolah perangkat daerah dan digunakan secara aktif. Ketika penggunaannya mulai menurun, dokumen berstatus inaktif lalu dipindahkan ke unit kearsipan dan disimpan dalam record center yang memenuhi standar suhu serta kelembaban tertentu.
Selanjutnya, panitia penilai yang terdiri atas pimpinan unit pengolah, unit kearsipan, dan arsiparis akan memilah ribuan arsip tersebut. Hasilnya terbagi menjadi tiga kategori, yakni arsip yang dimusnahkan, arsip yang disimpan sementara, dan arsip statis yang diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah.
“Proses pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Prosedurnya harus mendapat rekomendasi gubernur, ditetapkan oleh kepala OPD, dan disaksikan unsur pengawas seperti inspektorat dan biro hukum. Ancamannya sangat serius. Setiap orang yang sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur dapat dipidana penjara 10 tahun dan denda Rp500 juta,” tegas Zainuddin.
Arsip statis, yang jumlahnya hanya sekitar lima persen dari total arsip tercipta, akan diproses melalui akuisisi oleh DPK Kaltim. Tahapan tersebut meliputi verifikasi, penetapan status, hingga alih media ke format digital dengan sistem keamanan terjamin. Selanjutnya, informasi tersebut akan diunggah ke Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan bisa diakses publik lewat Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Melalui langkah ini, DPK Kaltim memastikan arsip bukan hanya sekadar dokumen administrasi, melainkan warisan sejarah yang akan tetap hidup dan dapat dipelajari oleh generasi mendatang. (*)
***
Sumber : kaltim.antara.news.com
Editor : Rachaddian (dion)
