Search

Dorongan Diarpus Kukar untuk Pemusnahan Arsip Demi Administrasi yang Tertib

Sabtu, 16 November 2024
Pemusnahan arsip OPD Kukar, untuk menjaga tertib administrasi dan mencegah penumpukan dokumen yang tidak lagi diperlukan.

TENGGARONG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) mengingatkan pentingnya pemusnahan arsip di Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Meski upaya ini sangat penting untuk mencegah penumpukan dokumen dan menjaga kelancaran administrasi, baru sebagian kecil OPD yang melaksanakannya secara rutin.

Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar, Varia Fadilah, mengungkapkan bahwa dari 59 OPD yang ada, hanya lima yang telah melaksanakan pemusnahan arsip sesuai ketentuan. “Hingga saat ini, dari 59 OPD se-Kukar, baru lima OPD yang melaksanakan pemusnahan arsipnya,” ujarnya, Sabtu (16/11/2024).

Ia menegaskan bahwa pemusnahan arsip adalah bagian dari upaya penyusutan arsip yang wajib dilakukan secara berkala. Proses ini bertujuan menghindari penumpukan dokumen usang yang dapat mengganggu efisiensi kerja instansi pemerintah.

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kukar menjadi salah satu contoh baik dalam pengelolaan arsip. Dengan pelaksanaan pemusnahan arsip yang tertib, Bappeda Kukar berhasil meraih predikat A dalam penilaian tertib kearsipan.

“Bappeda Kukar menjadi salah satu OPD yang sudah melaksanakan pemusnahan arsip dengan baik dan tertib. Mereka bahkan meraih nilai A dalam penilaian tertib kearsipan, yang tentunya menjadi contoh bagi OPD lain,” ujar Varia.

Dalam mendukung pelaksanaan kebijakan ini, Diarpus Kukar juga mengadakan magang kearsipan. Pegawai dari kecamatan seperti Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai dilibatkan untuk mempelajari proses pemusnahan arsip secara langsung.

Namun, Varia mengakui bahwa pelaksanaan pemusnahan arsip masih menemui hambatan, salah satunya adalah kurangnya tenaga arsiparis di beberapa OPD. “Salah satu kendalanya adalah banyak OPD yang tidak memiliki arsiparis atau memiliki SDM kearsipan yang masih lemah. Namun, kami telah mengatasi hal ini dengan memberikan pelatihan dan bimbingan teknis (Bimtek) kearsipan untuk meningkatkan kompetensi pegawai dalam bidang ini,” jelasnya.

Tidak hanya itu, pandangan yang menganggap pengelolaan arsip bukan prioritas juga menjadi tantangan tersendiri. Hal ini menyebabkan banyak OPD belum melaksanakan pemusnahan arsip sesuai jadwal.

Varia menjelaskan, Diarpus Kukar telah menyediakan tiga metode pemusnahan arsip yang bisa diadopsi OPD. Pertama, arsip dapat dihancurkan menggunakan mesin penghancur dokumen, seperti arsip surat undangan dan SPL berusia lebih dari 10 tahun. Kedua, OPD dapat memanfaatkan record center masing-masing untuk menyimpan arsip. Ketiga, arsip yang tidak diperlukan dapat dikirimkan ke gudang arsip milik Diarpus Kukar.

“Kami berharap, OPD yang belum melakukan pemusnahan arsip dapat segera melaksanakannya, karena ini merupakan langkah penting untuk mencegah penumpukan arsip yang dapat mengganggu kinerja administrasi dan ruang penyimpanan yang terbatas,” imbuhnya.

Dengan peningkatan sistem pengelolaan arsip, Diarpus Kukar berharap semua OPD dapat menjalankan administrasi yang lebih efisien dan tertib, sehingga kualitas pelayanan publik di Kabupaten Kutai Kartanegara juga dapat meningkat. (*)

BERITA LAINNYA